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Steuertippfür Firmenkunden
Tipp von Steuerexperte
Dr. Klaus Oechsle

Vorsicht beim Einsatz von Telematiksystemen als Fahrtenbuch!

 

Nutzen Sie als Unternehmer einen Dienstwagen auch privat, müssen Sie diesen Nutzungsanteil als Privatentnahme versteuern. Zur Ermittlung des steuerpflichtigen privaten Nutzungsanteils gibt es zwei Methoden: 

  • Bei der Ein-Prozent-Methode wird pauschal 1 % des Bruttolistenpreises des Neufahrzeugs pro Monat der Steuer unterworfen.
     
  • Bei der Fahrtenbuchmethode wird der tatsächliche private Nutzungsanteil anhand eines Fahrtenbuches ermittelt, das sowohl die Dienst- wie die Privatfahrten vollständig und geschlossen erfassen muss.

Die Ein-Prozent-Methode ist in der Regel dann günstiger, wenn Sie den Geschäftswagen zu mehr als 35 % privat nutzen. Liegt der private Nutzungsanteil unter 30 %, wird meist die Fahrtenbuchmethode zu einem günstigeren Ergebnis führen. Allerdings ist es aufwendig und mühsam, ein Fahrtenbuch zu führen, das den steuerlichen Anforderungen genügt. Da scheinen die heute verfügbaren Telematiksysteme interessant, die eine Vielzahl von Kfz- und Verkehrsdaten aufzeichnen und die meist auch über eine „Fahrtenbuch-Funktion“ verfügen.

Aber Vorsicht: Diese Systeme zeichnen zwar Kilometerstände und Bewegungsprofile auf, zu einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch gehören aber auch die Namen der aufgesuchten Geschäftspartner bzw. der Zweck der einzelnen Dienstfahrt. Diese Angaben müssen bei Telematikaufzeichnungen händisch ergänzt werden – und zwar zeitnah. Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben vom 4. April 2018 (BStBl I 2018, S. 592, Tz. 3.2) einen Zeitraum von bis zu sieben Kalendertagen für die Ergänzung der automatisch gespeicherten Daten als „zeitnah“ definiert.

Das Niedersächsische Finanzgericht hat in diesem Zusammenhang unlängst entschieden (FG Niedersachsen, Urteil vom 23. Januar 2019, Aktenzeichen 3 K 107/18), 

  • dass ein Telematiksystem, das Änderungen an den Datenbeständen auch nach längerer Zeit noch zulässt, nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden kann;
     
  • dass der Unternehmer verpflichtet ist, die vom System rechnerisch ermittelten Kilometerstände immer wieder mit den vom Tacho angezeigten Kilometerständen abzugleichen.

Das Finanzgericht hatte in seinem Urteil die Revision zum Bundesfinanzhof nicht zugelassen. Hiergegen hat der betroffene Steuerpflichtige Nichtzulassungsbeschwerde eingelegt, über die noch nicht entscheiden ist (Aktenzeichen beim BFH: VI B 25/19).

 
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